Carrière - Comptabilité fournisseurs

Intitulé du poste : Spécialiste des comptes fournisseurs
Lieu : Corona, Californie
Relève du : Contrôleur
Salaire : 30,00 $ - 35,00 $

RÉSUMÉ

Sous la supervision générale, le spécialiste des comptes fournisseurs (AP) est responsable du maintien d'un environnement axé sur le client avec un niveau d'excellence en ce qui concerne la ponctualité, l'intégrité et le travail global en ce qui concerne le traitement des paiements sur les factures, le paiement des fournisseurs et le recouvrement des comptes clients.

Dans ce rôle, le/la spécialiste des comptes fournisseurs effectuera la saisie des données relatives aux factures de dépenses. Pour ce faire, il/elle utilisera des techniques de saisie de données rapides et précises et assurera un suivi en communication avec les parties prenantes concernées.


TÂCHES ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES
  • Comptes à payer:
    • Gérez les comptes fournisseurs de plusieurs filiales à l'aide du logiciel comptable Net-Suite.
    • Supervise les procédures et les distributions annuelles des formulaires 1099 dans les délais impartis.
    • Saisie et traitement des factures dans le système ERP NetSuite.
    • Pour les factures de dépenses, assurez-vous d'un codage correct dans le grand livre, tant au niveau du compte général que de l'unité commerciale, et travaillez avec les responsables de service pour vous assurer que seules les factures autorisées sont payées.
    • Classez électroniquement les factures des fournisseurs sur le réseau de l'entreprise et dans NetSuite, en les joignant à la fiche de facturation correspondante.
    • Établir et entretenir des relations avec les fournisseurs nouveaux et existants.
    • S'assurer que les factures sont saisies et payées de manière rapide et précise dans le cadre du traitement hebdomadaire des paiements.
    • Saisissez et rattachez les paiements de factures traités par la banque à la facture correspondante dans le sous-grand livre des comptes fournisseurs.
    • Préparez les formulaires 1099 chaque année avant la date limite requise.
    • Assister la direction financière dans diverses tâches ponctuelles, la rédaction de rapports et la réalisation de projets à sa demande.
    • Mettre en œuvre des améliorations de processus.

EXIGENCES EN MATIÈRE D'EXPÉRIENCE
  • Une expérience préalable d'au moins trois (3) ans dans le recouvrement et le traitement des paiements est généralement requise. Maîtrise de la suite Microsoft Office et compétences avancées en Excel indispensables. La connaissance et la maîtrise de NetSuite constituent un atout.

EXIGENCES EN MATIÈRE DE FORMATION : Diplôme d’études secondaires requis. Un baccalauréat en comptabilité, en finance, en administration des affaires ou dans un domaine connexe d’un collège ou d’une université accréditée est un atout, ou une expérience équivalente dans un domaine connexe est préférable.

AUTRES COMPÉTENCES ET RESPONSABILITÉS :
  • Solides connaissances des pratiques, procédures et exigences comptables
  • Utilisation des formules Microsoft Excel, notamment RECHERCHEV, RECHERCHEX et SOMME.SI.
  • Très motivé, concentré et orienté résultats.
  • Grande rigueur et souci du détail. Excellentes aptitudes analytiques et capacité à formuler des conclusions claires.
  • Une approche factuelle et une volonté de comprendre les détails de l'entreprise et de ses transactions.
  • Capacité à prioriser les tâches, à respecter les délais et à identifier les problèmes potentiels nécessitant une remontée d'information. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans les délais impartis.
  • Capacité à changer de cap rapidement.
  • Gardez votre sang-froid même dans des situations de stress intense.
  • Capacité à être optimiste, positif et encourageant dans toutes les interactions avec autrui.
  • Capacité à faire preuve de discrétion et de tact dans toutes les relations interpersonnelles et à toujours maintenir la confidentialité.
  • Excellentes aptitudes relationnelles, capacité à faire preuve de tact et de diplomatie ; esprit d'équipe indispensable.
  • Excellentes aptitudes à la communication et capacité à interagir efficacement avec la direction opérationnelle, avec un sens aigu du service. Capacité à expliquer les problèmes et à recommander des solutions.
  • Proactif, autonome et orienté vers l'action

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION : Aucune

CONTACTS :

  • En interne : Tous les services de l'entreprise (locaux et siège social), tous les niveaux hiérarchiques, des employés opérationnels aux cadres dirigeants.
  • Relations externes avec la direction : auditeurs financiers et fiscaux, consultants, clients et fournisseurs

APTITUDES DE JUGEMENT ET DE RAISONNEMENT : Capacité à déceler les anomalies et à résoudre rapidement les problèmes en faisant preuve de discernement, de sang-froid et de diplomatie. Exige la capacité d’utiliser son jugement et son raisonnement, et de déterminer quand il est nécessaire de signaler un problème.

EXIGENCES PHYSIQUES Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour permettre aux personnes handicapées d'exercer les fonctions essentielles du poste. Dans le cadre de ses fonctions, l'employé est régulièrement amené à parler et à entendre. Il est fréquemment amené à s'asseoir, à utiliser ses mains et ses doigts, à se pencher, à se baisser et à tendre les bras.

  • Capacité à soulever jusqu'à 16 kg (35 lb) – moins de 5 % du temps de travail quotidien
  • Capacité à rester assis à un bureau et à utiliser un ordinateur – 90 % du temps de travail quotidien
  • Capacité à entendre et à parler au téléphone - 60 % du temps quotidien
  • Capacité à se tenir debout, se pencher, s'accroupir et se tourner - 20 % par jour

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Le niveau sonore dans l'environnement de travail est généralement modéré. Autres facteurs :

  • Possibilité de déplacements professionnels. Les déplacements sont minimes (< 5 % par an) pour ce poste.
  • Environnement dynamique et exigeant.
  • Environnement de travail de bureau professionnel, mais décontracté
  • Capacité à travailler selon des horaires flexibles, au besoin.


VÉRIFICATIONS PRÉALABLES À L'EMBAUCHE OBLIGATOIRES :

  • Pénal - Crimes et délits : 7 ans
  • Base de données criminelles nationale (7 ans)
  • Vérification de la sécurité sociale
  • Vérification d'emploi

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